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Linz, 10. September 2007

Telearbeit

Information für GeschäftstellenleiterInnen, potentielle TeilnehmerInnen am Pilotlehrgang und interne TrainerInnen
Warum bietet das AMS teilzeitbeschäftigten MitarbeiterInnen eine neuartige Form der Grundausbildung an?

Der generelle Trend zur Teilzeitbeschäftigung hat auch vor dem AMS nicht Halt gemacht. Auch bei uns ist die Zahl der teilzeitbeschäftigten MitarbeiterInnen in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen. Immer mehr MitarbeiterInnen nehmen die Möglichkeit in Anspruch durch individuelle Arbeitszeit ihre beruflichen und familiären Aufgaben besser in Einklang zu bringen. Die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung kann sowohl den MitarbeiterInnen als auch der Organisation Vorteile bringen, wirft aber auch neue Fragen und Probleme auf.

Eine dieser Problemstellungen ergibt sich im Zusammenhang mit der Grundaus-bildung: Die neue Form der zentralen Grundausbildung in der Ausbildungseinrichtung in Linz erfordert von den TeilnehmerInnen eine längere, z.T. bis zu 23 Wochen dauernde Abwesenheit vom Wohn- bzw. Dienstort. Die Ausbildungszeit orientiert sich dabei an einer Vollzeitbeschäftigung.

> KollegInnen in Teilzeit haben durch die Teilnahme an den Grundausbildungs-lehrgängen häufig einen erhöhten organisatorischen Aufwand und sind zudem ihren vollzeitbeschäftigten KollegInnen gegenüber in gewisser Weise benachteiligt: während der Praxiszeiten an den Geschäftsstellen haben sie häufig nur die Hälfte der Zeit zum Üben und Vertiefen des in Linz erworbenen Wissens.

> Für die Organisation ergibt sich das Problem, daß diese MitarbeiterInnen während der seminaristischen Wochen in Linz vollzeitbeschäftigt sind und damit zusätzliche Planstellenanteile binden (was zu Schwierigkeiten bei der Nachbesetzung in den einzelnen Geschäftstellen führt).

Die Organisation AMS hat sich nun zum Ziel gesetzt oben beschriebene Probleme zu lösen und teilzeitbeschäftigte MitarbeiterInnen zu unterstützen. Aus diesem Grund erteilte der Vorstandsvorsitzende der Abteilung Organisationsentwicklung und Personalausbildung in der BGS den Auftrag, ein Konzept für eine teleunterstützte Grundausbildung zu entwickeln und einen ersten Pilotlehrgang durchzuführen. Damit sollen diese angeführten individuellen und organisatorischen Probleme verringert werden. Zugleich soll dabei in systematischer Form die verstärkte Nutzung der modernen Kommunikationstechniken des AMS (E-Mail, Intranet, Internet) für Ausbildungszwecke erprobt werden.

Bei der Tagung der Landesgeschäftsführer am 26. Juni 1998 wurde dieses Projekt vorgestellt, diskutiert und allgemein als sehr positiv und zielführend bewertet.
Rahmenbedingungen der teleunterstützten Grundausbildung

* Die wöchentliche Ausbildungszeit beträgt 18,75 Stunden
* Die wöchentliche Ausbildungszeit (theoretische und praktische Ausbildung) versteht sich als Rahmenzeit, in der ungestört vom Kundenverkehr an einem PC-Arbeitsplatz gelernt und gearbeitet werden kann.
* Kennzeichnung des Lern/Arbeitsplatzes
Das Zimmer, in dem sich dieser Lern/Arbeitsplatz befindet, ist für KundInnen und KollegInnen deutlich zu kennzeichnen

Aufbau und Struktur der Ausbildung
Theoretische Ausbildung

Die theoretische Ausbildung erfolgt großteils in Form eines Selbststudiums der TeilnehmerInnen. Zur Verfügung stehen dazu schriftliche Unterlagen (Skripten, AMS spezifische Gesetze und Richtlinien...), Übungsbeispiele in schriftlicher Form, EDV-unterstützte Geschäftsfallbeispiele sowie spezielle "Begleittexte". Mittels dieser Begleittexte werden die TeilnehmerInnen durch die einzelnen Lerneinheiten geleitet. Sie erhalten darin theoretische Inputs, Anweisungen für Hospitationen und Gespräche mit KollegInnen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen und kleinere Projektaufträge, die sie nach Möglichkeit mit KollegInnen der teleunterstützten Grundausbildung erfüllen sollen.

Unterstützt wird das Selbststudium durch erfahrerne interne TrainerInnen, die telefonisch, über E-mail oder über die CHAT-Funktion des Intranets zu vorher vereinbarten Zeiten erreichbar sind. Die TrainerInnen begleiten die TeilnehmerInnen über einen Zeitraum von mehreren Wochen und decken dabei inhaltlich zusammenhängende Fachmodule ab ( z.B: werden im 2.Abschnitt im Bereich BVS alle die verschiedenen Kundengruppen betreffenden Module von 2 Trainern abgedeckt). Die TrainerInnen beantworten adhoc auftretende Fragen, bewerten und kommentieren die per Email gesandten Übungsbeispiele und geben den TeilnehmerInnen damit laufend Rückmeldung über deren Kenntnisstand.

Darüber hinaus gestalten die TrainerInnen Workshops, die der Evaluierung bzw. auch der Vertiefung der erworbenen Kenntnisse und Fertigkeiten als auch der gezielten Prüfungsvorbereitung dienen.
Praktische Ausbildung

Die praktische Ausbildung am Arbeitsplatz wird wie in der Regelausbildung durch das Fachcoaching begleitet. In den Begleittexten sind Hinweise enthalten, zu welcher Zeit welche Aufgaben geübt, vertieft und zunehmend selbständig von den TeilnehmerInnen ausgeübt werden können.

Ziel der praktischen Ausbildung ist neben der dem jeweiligen Ausbildungsstand entsprechenden Übung des Gelernten ein möglichst rascher selbständiger Arbeitseinsatz. Die Lernmodule sind dabei so aufeinander abgestimmt und aufgebaut, daß eine schrittweise Einführung der MitarbeiterInnen in die praktischen Tätigkeiten erfolgt. Je mehr die Möglichkeit besteht, sich während der Grundausbildung ein breit gefächertes Wissen und die dazugehörenden Fertigkeiten anzueignen, desto besser klappt der reibungslose Übergang von der Ausbildung zum selbständigen Arbeiten am vorgesehen Arbeitsplatz.
Welche Anforderungen stellt diese Grundausbildungsform an alle Beteiligte - und was können sie dabei profitieren ?
Anforderungen und Gewinn für Vorgesetzte bzw. das AMS

* Vorteile der teleunterstützten Grundausbildung für den Dienstgeber AMS:
Neue MitarbeiterInnen verbringen während der Grundausbildung deutlich mehr Zeit als bisher in ihrer Geschäftsstelle. Aus der Sicht der jeweiligen Vorgesetzten ist es oft von Vorteil, wenn neue MitarbeiterInnen nur kurzfristig - in Form von einzelnen etwa 3-5 tägigen Workshops - von der Geschäftsstelle abwesend sind, da alle den Arbeitsplatz und das konkrete Arbeitsumfeld betreffenden Informationen unmittelbar weitergegeben werden können.
In der Evaluierung des Pilotlehrgangs soll untersucht werden, inwiefern diese Arbeitsplatznähe die Einarbeitungszeit in die regionalspezifischen Regelungen und Arbeitsweisen, die erfahrungsgemäß auch nach Abschluß der Grundausbildung noch einige Zeit in Anspruch nimmt, verkürzt.
* Halbe Planstellen sind unkomplizierter nachzubesetzen, eine zusätzliche Planstellenbindung während der Grundausbildung entfällt mit Ausnahme der vorgesehenen Workshops.
* Vorgesetzte sind in die laufende Evaluierung und die Erfolgskontrolle der Ausbildung miteinbezogen
* Die Hauptaufgabe der Vorgesetzten besteht darin, die entsprechenden Rahmenbedingungen für ihre an der teleunterstützten Grundausbildung teilnehmenden MitarbeiterInnen sicherzustellen. Damit übernimmt der/die Vorgesetzte eine wichtige Mit-Verantwortung für den Ausbildungsprozeß und seinen Erfolg.
Die Vorgesetzten nehmen jedoch auch Anteil durch ihre Funktion als KundInnen der Grundausbildung. Diese besteht darin, den Ausbildungsfortschritt in allen Stadien der Ausbildung unmittelbar beobachten zu können und gemeinsam mit dem jeweiligen Fachcoach zu überlegen, welche Themenbereiche in Gesprächen und Übungen mit den neuen MitarbeiterInnen zu vertiefen sind, damit das Ausbildungsziel erreicht werden kann. Darüberhinaus sind ihre Rückmeldungen aus der Praxis wichtige Hinweise für die weitere Adaptierung des Konzepts und tragen zur permanenten Qualitätssicherung bei.
* Das Fachcoaching der neuen MitarbeiterInnen funktioniert ähnlich wie im Lehrgangssystem der IPA. Die Fachcoaches sind für die Zeit der Teleausbildung zur fachlichen Begleitung der neuen MitarbeiterInnen eingesetzt und unterstützen diese in der Umsetzung des vorher theoretisch erarbeiteten Stoffs. Hier kann es sinnvoll sein, unter Berücksichtigung der Arbeitsbelastung der Fachcoaches wöchentlich fixe Betreuungszeiten zwischen Fachcoach und neuen MitarbeiterInnen zu vereinbaren.

Anforderungen und Gewinn für TeilnehmerInnen

* Hohes Ausmaß an Selbstorganisation
* PC-Erfahrung bzw. Bereitschaft zur Nutzung der neuen Kommunikationstechniken
* Bereitschaft zur Teilnahme an externen ganztägigen Workshops im Umfang von ca. 30 - 40 Tagen während der gesamten Grundausbildungszeit (ca. 1 Jahr); Workshops werden mit Kinderbetreuung angeboten
* Ermöglichung einer Grundausbildung, die weitgehend in Teilzeit stattfindet

Anforderungen und Gewinn für TrainerInnen

* Wegfall eines Großteils der Vorbereitungsarbeiten durch Vorliegen von Skripten und begleitenden Materialien, das Programm muß nicht selbst erstellt werden, keine Vortragstätigkeit...
* Maximale Abwesenheitsdauer von 3 - 5 Tagen pro Workshop-Einsatz. Pro TrainerIn sind ca. 2 Workshops geplant.
* Flexibel zu vereinbarende Zeiten für die Betreuung/Teleunterstützung der TeilnehmerInnen während des Selbststudiums (z.B: telefonische Erreichbarkeit kann mit TeilnehmerInnen vereinbart werden; per Email einlangende Übungsbeispiele können auch in weniger belasteten Zeiten z.B. am Nachmittag bearbeitet werden oder bei gemeinsamer Verantwortung an die andere Trainerin / an den anderen Trainer weitergeleitet werden).

Anregungen zur Sicherstellung bzw. Organisation der Rahmenbedingungen

* Während der Zeit der Grundausbildung kann es unter Umständen sinnvoll sein, von den ursprüglich angestrebten bzw. vereinbarten Arbeitszeiten (z.B.nur vormittags) abzuweichen und spezielle Arbeits- bzw. Lernzeiten zu vereinbaren, an denen die Rahmenbedingungen an der Geschäftstelle leichter zu realisieren sind (auch an Nachmittagen).
* Da das Lerntempo der einzelnen neuen MitarbeiterInnen individuell verschieden ist, besteht die Möglichkeit, daß die MitarbeiterInnen je nach persönlicher Einschätzung während der Ausbildungsrahmenzeit auch an Abteilungsbesprechungen teilnehmen bzw. bei den in der Abteilung anfallenden Arbeiten je nach ihrem erreichten Ausbildungsstand mitarbeiten können. Dabei ist jedoch zu beachten, daß das Erreichen des Ausbildungsziels prioritär ist; andernfalls verzögert sich das Ausbildungsende und damit auch die volle Einsetzbarkeit der neuen MitarbeiterInnen.
* Wichtig für das Gelingen der teleunterstützten Grundausbildung bzw. das Erreichen des Ausbildungsstands der jeweiligen MitarbeiterInnen ist die Möglichkeit der möglichst frühzeitigen Hospitation an allen in der Geschäftstelle vorhandenen Arbeitsbereichen (Information, SfA, SfU, AusländerInnenberatung, ev. bei zusätzlich bestehenden Modellprojekten) während der Integrationsphase und vor dem eigentlichen Ausbildungsbeginn.
* Regelmäßiger Kontakt zwischen der/dem Vorgesetzten und der/dem neuen MitarbeiterIn zur Reflexion des Ausbildungsstands (Abzeichnung der einzelnen Ausbildungsmodule im Ausbildungspaß incl. der dafür verwendeten Arbeits/Lernstunden). Diese Aufzeichnungen über das zeitliche Ausmaß sind nötig, um den Zeitbedarf zukünftig besser abschätzen zu können und sollen sicherstellen, daß die TeilnehmerInnen auch die notwendige Zeit zum Lernen zur Verfügung hatten.
* Als zusätzliches didaktisches Element sind Projektarbeiten vorgesehen. Projektarbeiten dienen der praktischen Erarbeitung und Vertiefung des theoretischen Wissens. Dabei wird angestrebt, zwischen den TeilnehmerInnen regionale Lernpartnerschaften zu installieren, in denen über einen längeren Zeitraum hinweg zu jeweils abgegrenzten Aufträgen fachlich zusammengearbeitet wird. Dabei sollen nach Möglichkeit auch persönliche Treffen an den jeweiligen Geschäftsstellen stattfinden. Diese Projektarbeiten werden von den FachtrainerInnen initiiert und evaluiert. Der zeitliche Aufwand für diese Projektarbeiten ist in die Planung des Selbststudiums miteinzubeziehen und die TeilnehmerInnen sind bei der Ausführung der Projektarbeiten zu unterstützen.

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